Auftrag erstellen

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Allgemein

Das Arbeiten mit der Auftragsverwaltung setzt voraus, dass Sie in der Objekt- und in der Adressverwaltung ein Objekt bzw. Adresse suchen bzw. neu erfassen können.

Um einen Auftrag vollständig zu erfassen benötigen Sie ein Objekt mit einer Objektadresse (da wo der Monteur schliesslich hin soll). Sie benötigen eine Anschrift (durch Zuweisung im Objekt) für eine Offerte oder die Rechnungserstellung später. Je nach Auftrag kommen noch weitere Informationen rund um das Objekt dazu wie z.B. Besteller, Bewohner oder Hauswart (weitere Bezugspersonen zum Objekt).

Schritt 1: Das Objekt ist schon vorhanden

Sie erstellen einen neuen Auftrag und wählen im Objektmodul das Objekt. Die Daten werden aus dem Objektmodul in das Auftragsmodul übernommen. Dauer ca. 10 Sekunden und Sie haben den Auftrag erfasst.

Schritt 2: Das Objekt muss neu erfasst werden

Sie erstellen einen neuen Auftrag und stellen fest, dass das Objekt nicht existiert. Sie klicken im Objektmodul auf Objekt neu erstellen und befinden sich im Adressmodul. Die Adresse des Eigentümers, Mieters etc. existiert bereits und Sie können die Daten ins Objektmodul übernehmen und von dort aus die Objektdaten weiter in das Auftragsmodul übernehmen.

Schritt 3: Objekt und Adresse existieren noch nicht

In diesem Schritt müssen Sie im Objektmodul auf neu erstellen klicken, anschliessend im Adressmodul die Adresse neu erfassen, optimal über tel.search (ansonsten eben von Hand), Dann übernehmen Sie die Daten von Modul zu Modul zurück ins Auftragsmodul.

Das Programm führt Sie bei diesem Prozess durch die notwendigen Module, übernimmt die Daten und schafft so auch eine Verbindung dieser Daten. Wenn Sie zum Beispiel ein Objekt aus einer Adresse erstellen, dann können Sie unter Adressen im Reiter Objekte sehen, welche Objekte mit dieser Adresse erstellt wurden. Wenn Sie einen Auftrag, eine Rechnung oder Offerte mit einem Objekt erstellen, dann können Sie diese über das Objektmodul abrufen. Die Daten sind miteinander verknüpft!

Wichtiger Hinweis: Steigen Sie beim Erstellen eines Auftrags immer direkt in das Auftragsmodul ein und folgen Sie diesem Erstellungsprozess. Sollten Sie zuerst in das Objektmodul einsteigen, können Sie zwar ein neues Objekt erfassen... Sie können aber von dort aus keinen neuen Auftrag aus dem Objekt erstellen oder die Daten übernehmen.

Neuen Auftrag erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftrag neu erstellen.

Im Fenster Auftrag neu erfassen wählen Sie die Option Neuen Auftrag erstellen. Die Auftragsnummer wird automatisch erstellt und ist inkrementell. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit Ok. Das System öffnet jetzt die Objektverwaltung. Kein Objekt, keine Anschrift – kein Auftrag.

Wählen Sie ein Objekt aus. Erstellen Sie ein neues, falls das Objekt noch nicht existiert. In diesem Beispiel wurde ein Objekt verwendet mit möglichst vielen Bezugspersonen (Verwaltung, Mieter, Hauswart, etc.). Weisen Sie die gewünschte Bezugsperson für die Anschrift zu und übernehmen Sie die Daten in den neuen Auftrag.

(1) ist die Standardanschrift. Diese bleibt für das Objekt so gespeichert und wird für weitere Aufträge als Standard angeboten.

(2) ist die zu übernehmende Anschrift. Diese Anschrift wird aus dem Objektmodul in den aktuellen Auftrag übernommen.

Mit dem grünen Häkchen übernehmen Sie das ausgewählte Objekt und kehren zurück in die Auftragsverwaltung.

Bezugspersonen in den Auftrag übernehmen:

Ergänzen Sie die restlichen Felder, sofern diese für den aktuellen Auftrag benötigt werden. Umso vollständiger Ihre Adress- und Objektdaten geführt werden, desto effizienter sind Sie später beim Bearbeiten der Aufträge.
Sie können die Felder Bewohner, Besteller, Schlüssel bei selbstverständlich auch manuell befüllen. Klicken Sie in das Feld hinein und tippen Sie den Wert ein.Sollten Sie in den Adressen konsequent alle Kontaktpersonen bei den Firmen eingetragen und bei den Objekten auch sauber alle Bezugspersonen erfasst haben, dann können Sie ganz einfach auf die Auswahlschaltfläche […] klicken und die Daten mit einem Klick übernehmen. Mit der Freien Adress-Auswahl wird das Adressmodul für die Übernahme einer Adresse geöffnet.

Bezugspersonen in den Auftrag übernehmen:

Arbeitsfeld (1): Geben Sie die Arbeit ein. Das, was Sie in diesem Feld eingeben, wird beim Erstellen der Rechnung automatisch in die Rechnung übernommen und kann dann dort allenfalls nochmals angepasst werden.

Projektfeld (2): Das Feld Projekt können Sie leer lassen. Es wird bei grösseren Überbauungen verwendet, um die Aufträge einem Projekt zu zuordnen. Abteilung (3): Denken Sie immer daran, die richtige Abteilung für Ihren Auftrag zu wählen. Sollte die falsche Abteilung gewählt sein, dann wird diese auch falsch in die Rechnung übernommen und Ihre Zahlen oder Auswertungen könnten verfälscht werden.

Abteilung (3): Denken Sie immer daran, die richtige Abteilung für Ihren Auftrag zu wählen. Sollte die falsche Abteilung gewählt sein, dann wird diese auch falsch in die Rechnung übernommen und Ihre Zahlen oder Auswertungen könnten verfälscht werden.

Falls Sie den OF-4000 Terminplaner installiert haben, gewinnen die folgenden Optionen eine wichtige Bedeutung:

Obj.Monteur (4): Monteur wählen: Wenn Sie mit dem Terminplaner und der Stundenverwaltung arbeiten, müssen Sie keinen Monteur festlegen. Dieser wird automatisch aus dem Terminplaner bezogen, sobald der Auftrag dort terminiert wurde.

Terminieren (5): Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche […] um den den Auftrag im Terminplaner zu terminieren.

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