Aufbau Debitoren
Bevor man die Debitoren vom OF-4000 in das Buchhaltungsprogramm Sage50 verbuchen kann, müssen diverse Einstellungen gemacht werden.
Siehe auch den Hilfeartikel Einstellungen Buchhaltung
Kontenplan anlegen
Sage50 – Finanzen – Stammdaten – Kontenplan
Über den Teamviewer wird die OF-Software dem Kunden zeigen, wie er den Kontenplan auf seine Bedürfnisse anpassen kann. Denn im Hintergrund ist bereits ein Kontenplan angelegt, welcher nur noch bearbeitet werden muss.
Interne Bankdaten erfassen
Sage50 – Debitoren – Stammdaten – Interne Banken
Eine Interne Bank muss erfasst werden, so dass die Kreditoren-/ und Debitorenzahlungen eingelesen werden können. Es können auch mehrere erfasst werden, z.B. Bank und Post
Bank-Nr. die Bezeichnung des jeweiligen Geld-Instituts erfassen (z.B. BLKB)
Fibu-Konto das Bilanzkonto aus dem Kontenplan wählen (Doppelklick)
Typ wählen ob Bank oder Post
IBAN-Konto Nummer eingeben und Prüfen (somit werden die Felder Clearing-Nr. und Kontonummer automatisch erfasst)
Einfügen klicken
Zahlungsbedingungen erfassen/bearbeiten
Sage50 – Debitoren – Stammdaten – Zahlungsbedingungen
Kürzel dieses kann selber definiert werden
Text Bezeichnung der Zahlungsbedingung erfassen
Skonto falls gewünscht, den Skonto und die Anzahl Tage eingeben
Netto hier kann die Netto-Zahlungsbedingung eingegeben werden
Die Zahlungsbedingungen können im Sage erfasst werden und mit dem OF-4000 synchronisiert werden.
OF-4000 – System – Optionen – Zahlungsbedingungen
Konten einstellen/kontrollieren
Sage50 – Finanzen – Stammdaten – Konten
Konto mit Doppelklick kann das gewünschte Konto ausgewählt werden
Typ Stimmt der Kontotyp (Aktiv/Passiv/Aufwand/Ertrag)?
Steuer/Währung Stimmt der Steuerschlüssel (UST/VST/Satz(2.5%/7.7%/3.7%) Betrieb/Material)?
Optionen hier können individuelle Einstellungen vorgenommen werden
Salden hier müssen/können Saldovorträge eingegeben werden (z.B. Bankkonto)
Die Ertrags- und Aufwandskonten müssen im OF-4000 gegebenenfalls angepasst werden, bevor man eine Verbuchung tätigt. Ansonsten werden die Rechnungen falsch verbucht.
OF-4000 – System – Optionen – Buchhaltung
MWST-Schlüssel erfassen/prüfen
Sage50 – Bearbeiten – MWST – Steuerschlüssel
Kontrollieren, ob die MWST-Schlüssel mit diesen aus dem OF-4000 übereinstimmen.
OF-4000 – System – Optionen – Buchhaltung
Debitoren buchen/erfassen
Wenn es noch offene Debitoren-Rechnungen aus dem Vorjahr gibt, können diese nicht automatisch vom OF-4000 ins Sage50 verbucht werden. Diese müssen manuell im OF-4000 auf verbucht gesetzt werden !!! und im Sage50 auf das Debitorenkonto/Personenkonto als Saldovortrag (siehe „Konten einstellen/kontrollieren) erfasst werden. Die Zahlungen dieser Rechnungen müssen jetzt nur noch als Fibu-Beleg gebucht werden.
Debitorenzahlungen aus Vorjahr verbuchen
Sage50 – Debitoren – Tagesgeschäft – Buchen
In der Auswahlmaske oben links Einfachbeleg (Fibu) auswählen und die erforderlichen Daten (Datum, Text, Soll, Haben, Betrag) eingeben und Speichern.
Die Rechnungen aus dem neuen Jahr, welche jedoch zum Zeitpunkt bezahlt sind, müssen einzeln vom OF-4000 in Sage50 gebucht werden. Diese sind dann schwarz markiert sobald sie verbucht sind.
Diese müssen im Sage50 dann einzeln, gemäss Kontoauszug der Bank, zur Zahlung verbucht werden.
Debitorenzahlungen manuell verbuchen
Sage50 – Debitoren – Tagesgeschäft – Buchen
In der Auswahlmaske oben links Zahlung (Debi) auswählen.
Datum = Valuta-Datum der Bank
Text = dieser wird vom Offenen Posten übernommen
OP-Nr. = Rechnungs-Nr. direkt eingeben, oder mit Doppelklick den OP über das Personenkonto suchen
Konto = Fibu-Konto direkt eingeben, oder mit Doppelklick im Kontenplan suchen
Betrag = Dieser wird automatisch gemäss OP eingeschrieben. Falls jedoch der Betrag nicht mit der Zahlung übereinstimmt, muss dieser überschrieben werden und die Differenz wird im Restbetrag sichtbar. Dieser kann entweder auf dem OP stehen gelassen werden (Beleg Speichern) oder über Skonto oder Erlösmind. ausgebucht werden (einfach Hacken setzen).
BESR-Zahlungen verbuchen
Zuerst muss die Datei Online vom Bank- oder Postkonto heruntergeladen und local gespeichert werden.
Sage50 – Zahlungsverkehr – Debitoren – BESR/VESR/camt.054-Datei einlesen
Diese Warnung wird immer angezeigt und muss jeweils mit Ja beantwortet werden, ansonsten versucht Sage50 die bereits verbuchten Zahlungen nochmals zu verbuchen.
Jetzt wird diese Maske direkt geöffnet
Auf Durchsuchen klicken und die Datei, welche local gespeichert wurde, auswählen.
Bank-Nr. = hier wird die interne Bank per Doppelklick ausgewählt
Buchungstext = dieser kann individuell bezeichnet werden
Sonstige Einstellungen wie Nummernkreis wählen, Erlösminderungen abfragen (Hacken setzen), Einstellungen speichern (Hacken setzen)