Kreditorenkontrolle und Zahlungsfreigabe

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Allgemein

Das OF-4000 ermöglicht eine papierlose Kontrolle und Zahlungsfreigabe durch den verantwortlichen Sachbearbeiter. Dafür wird eine interne, elektronische Weitergabe definiert.

Wichtig Die Kontrolle und Zahlungsfreigabe durch einen Sachbearbeiter kann jedoch nur definiert werden, wenn die Kreditorenrechnung mit einem Auftrag oder einer Kostenstelle verbunden wird. Ansonsten ist eine elektronische Weitergabe der Kreditorenrechnung mit Kontrollfunktion nicht möglich.

1. Schritt

Bei der Erfassung der Kreditorenrechnung wird durch den Sachbearbeiter definiert, welcher Mitarbeiter diese Rechnung zur Kontrolle erhält.

2. Schritt

Sobald sich der zugeteilte Sachbearbeiter in OF-4000 einloggt, erhält er beim Kreditorenmodul eine Meldung. Dort wird ihm angezeigt, wie viele Rechnungen er zu kontrollieren hat. Für die Kontrolle öffnet man das Kreditorenmodul.

3. Schritt

Die zu kontrollierenden Kreditorenrechnungen sind aufgelistet.

Jede Rechnung, die in Ordnung ist, kann mir dem „grünen Hacken“ bestätigt werden. Diese Information wird dann an die Erfasserin bzw. den Erfasser der Kreditorenrechnung gesendet.

4. Schritt

Ist die Kreditorenrechnung jedoch nicht in Ordnung, muss der Sachbearbeiter auf das „rote X“ klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo eine Bemerkung hinterlegt werden kann.

5. Schritt

Der Status der Kontrolle wird durch das Ablehnen der Rechnung dabei automatisch auf „In Abklärung“ geändert.

Wichtiger Hinweis: Wenn der Sachbearbeiter abwesend z.B. in den Ferien weilt, kann er die ihm zur Kontrolle zugeteilten Kreditorenrechnungen nicht abarbeiten. In diesem Falle werden für die Zeit seiner Abwesenheit seine Rechnungen durch OF-4000 automatisch seinem Stellvertreter zugeteilt. Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Abwesenheit im Terminplaner von OF-4000 korrekt eingetragen ist.

Weitere Informationen zur Stellvertreterfunktion und zu den entsprechenden Ein Stellungen in OF-4000 finden Sie hier:

Freigabe von Kreditorenrechnungen, Kontrolle der Kreditorenrechnung, Kreditorenkontrolle, Stellvertreter, Zahlungsfreigabe