Allgemein
OF-4000 bietet Ihnen auf einer übersichtlichen Maske eine einfache und effiziente Erfassung der Kreditorenrechnungen.
Bevor Sie jedoch mit der ersten Erfassung beginnen, müssen Sie noch wichtige Einstellungen in OF-4000 vornehmen! Siehe Hilfeartikel <Einstellungen Buchhaltung>
1. Schritt
Öffnen Sie das Kreditorenmodul in OF-4000 und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
2. Schritt: Erfassen der Rechnungsdaten
Der Cursor springt direkt ins Feld Referenz-Nummer. Lesen Sie mit dem Lesegerät (Giromat oder Pay-Pen) die Referenz-Nummer ein. Falls Sie kein Gerät besitzen, tippen Sie die Referenz-Nummer ab. OF-4000 erkennt anhand der Referenznummer den Kreditor, falls er schon in der OF-4000-Adressverwaltung erfasst ist.
Füllen Sie nun die weiteren Felder wie Rechnungsnummer, Betrag usw. aus.
Falls Sie zum ersten Mal eine Rechnung dieses Kreditors erfassen, muss dieser in der Adressverwaltung erfasst werden.
3. Schritt: Kreditor in Adressverwaltung erfassen
Bevor Sie den neuen Kreditoren anlegen, geben Sie, wie oben beschrieben, zuerst alle bekannten Daten der Kreditorenrechnung wie z.B. Rechnungs-Nr., Betrag, ein und klicken dann auf […] (siehe Pfeil).
OF-4000 wechselt automatisch in die Adressverwaltung. Folgende Fälle sind möglich:
- Der Kreditor ist als gewöhnliche Adresse ohne Kriterium Kreditor in der Adressverwaltung vorhanden. Ordnen Sie in diesem Fall der Adresse das Kriterium Kreditor zu.
- Der Kreditor ist in der Adressverwaltung mit einer anderen Bankverbindung vorhanden.
- Der Kreditor ist noch nicht in der Adressverwaltung. Nehmen Sie die Adresse neu auf und setzen Sie das Kriterium Kreditor.
Die Abbildung zeigt, wo einer Adresse das Kriterium Kreditor zugeordnet werden kann.
Durch die Auswahl des Kriteriums Kreditor wird ein neuer Reiter Kreditor aktiv. Wechseln Sie in diesen Reiter.
—->>> 3 Fälle: IBAN-Nummer ist bekannt / Orange BESR / Rot Postkontonummer
Oranger Einzahlungsschein:
Die Teilnehmer-Nr. müssen Sie in der BESR-Identifikation, sowie bei der Banknummer erfassen (siehe Abbildung). Die Standard-Zahlungsart muss auf ESR-27-stellig angepasst werden.
Roter Einzahlungsschein/IBAN/Post:
Die IBAN-Nr. müssen Sie bei IBAN erfassen, wie auch die Clearing-Nr. erfassen und die Standard-Zahlungsart auf IBAN anpassen.
- Übrige Eingaben:
Standard-Zahlungsbedingungen, diese werden ins Buchhaltungsprogramm übernommen - Kreditoren-Konto, durch klicken auf […] kann das Fibu-Konto ausgewählt werden
- Aufwand-Konto, durch klicken auf […] kann das Fibu-Konto ausgewählt werden
- Interne Bank wählen
4. Schritt: Kontrolle
Die eingegebenen Daten, wie Zahlungsbedingungen usw. werden nun automatisch übernommen, diese nochmals kontrollieren und dann speichern.
Wenn alles Ok ist, kann die Rechnung in die Buchhaltung geschrieben werden. Dafür gib es einen eigenen Hilfeartikel.
Die Kostenverteilung auf Aufträge wird ebenfalls in einem anderen Hilfeartikel beschrieben.
5. Schritt: Scan
Mit einem Klick auf das Scanner-Symbol wird das Menü zum einscannen der Rechnung geöffnet. Wenn die Rechnung gescannt wurde, können Sie diese im Reiter Rechnung als Beleg oder im Reiter Dateien als PDF-Datei wieder finden.
Damit eine Nachkaluation eines Auftrags möglich ist, muss die erfasste Kreditorrechnung auf einen oder mehrere Aufträge abgewälzt oder auf eine Kostenstelle gebucht werden. Genaue Angaben dazu finden Sie in der Hilfe Kreditoren auf Aufträge und Kostenstellen abwälzen.