Allgemein
Je nachdem Sie zur Zeit schon in OF-4000 mit Einzahlungsscheinen arbeiten oder nicht, werden die beiden folgenden Fälle unterschieden:
Sie arbeiten zur Zeit mit Einzahlungsscheinen
Falls Sie bereits Einzahlungsscheine in OF-4000 ausdrucken und Teilnehmer am BESR-Verfahren bei Ihrer Bank/Post sind, erzeugen Sie in OF-4000 neben der bestehenden ESR/BESR-Bankverbindung eine neue für die QR-Rechnung. Sollten Sie über mehrere Bank-/Postverbindungen verfügen, muss für jedes Institut zusätzlich eine neue Bankverbindung für die QR-Rechnung angelegt werden. Zusätzlich müssen Sie Ihre Rechnungsdarstellungsmodelle anpassen (QR-Zahlteil statt herkömmlicher Einzahlungsschein). Nähere Informationen dazu finden Sie weiter unten.
Sie arbeiten noch nicht mit Einzahlungsscheinen
Falls Sie keine Einzahlungsscheine in OF-4000 ausdrucken, müssen Sie zunächst in OF-4000 Ihre Bankverbindungen erstellen und dann Ihre Rechnungsdarstellungsmodelle anpassen. Für die Erstellung einer Bankverbindung benötigen Sie eine persönliche BESR-Identifikation bzw. eine Teilnehmernummer und Ihre QR-IBAN-Nummer. Beide Daten erhalten Sie von Ihrer Bank.
Erstellen einer Bankverbindung
Gehen Sie in OF-4000 auf System – Optionen – Firmenstammdaten – Bankverbindung.
Klicken Sie auf die [+]-Schaltfläche, um eine neue Bankverbindung zu erstellen. Füllen Sie die Vorlage wie folgt aus:
- Die Geben Sie im Feld Name den Namen Ihrer Bank gefolgt von der Ergänzung QR
- Wählen Sie aus dem Feld Typ ‚ESR mit Datencode‘ aus.
- Ergänzen Sie die Felder Sage-Schlüssel oder Abacus-Schlüssel mit der Bank-ID, die Sie dem Bankenstamm Ihrer FIBU-Software entnehmen.
- Geben Sie im Feld Meine BESR-Identifikation Ihre BESR-Identifikationsnummer, Ihre Teilnehmernummer oder Ihre Auslieferungsnummer ein. Die Bezeichnung dieses Feldes wird von den Bankinstituten etwas verschieden gehandhabt.
- Ergänzen Sie das Feld IBAN-Konto zwingend mit Ihrer IBAN- bzw. QR-IBAN-Nummer.
Der rechte Teil der Maske sollte automatisch ausgefüllt werden. Belassen Sie das Feld Beschreibung gemäss Vorgabe und ändern dieses nicht ab.
Bei Firmen mit Multimandanten müssen diese Einstellungen für jeden Mandanten durchgeführt werden.
Allen QR-Rechnungen wird neben den relevanten Informationen auch die OF-Rechnungsnummer und der Zahlungszweck (Beschrieb in Feld Arbeit in OF-4000) mitgegeben.
Einstellung der Bankverbindung für jede Abteilung
Gehen Sie auf System – Optionen – Firmenstammdaten – Rechnungen. Wählen Sie unter Einzahlungsschein für jede Abteilung die Bankverbindung aus.
Wählen Sie im Bereich Einzahlungsschein im Feld Bankverbindung die richtige QR-Rechnung aus. Bei gesetztem Häkchen im Feld Einzahlungsschein mit Totalbetrag wird der Rechnungsbetrag auf die QR-Rechnung gedruckt. QR-Rechnungen können mit oder ohne Betrag versandt werden.
Auswahl der Bankverbindung beim Drucken
In der Druckmaske beim Ausdrucken von Rechnungen können Sie wählen, mit welcher Bankverbindung (welche Bank, mit QRCode oder mit Einzahlungsschein) gedruckt werden soll.
QR-Zahlteil im Rechnungsdarstellungsmodell
Der neue QR-Zahlteil wird genauso wie der alte Einzahlungsschein am Schluss einer Rechnung im unteren Drittel einer perforierten Seite ausgedruckt. Diese perforierte Seite wird aus einem speziellen Druckerfach geholt, das in der Druckmaske (siehe Bild oben) eingestellt werden kann.
Informationen zur Anpassung der Rechnungsdarstellungsmodelle für das Drucken des QR-Zahlteils finden Sie im Dokument Erstellen eines QR-Zahlteils im Darstellungsmodell.